FREQUENTLY ASKED QUESTIONS

Für wen ist ClubSafely geeignet?


Grundsätzlich ist ClubSafely für Jeden geeignet, der aktuell seine Gäste/Kunden auf Papier erfasst. Also das Kontakt-Tracing mit Stift & Zettel managed.




Welche Vorteile bietet mir ClubSafely gegenüber der analogen Papier Variante?


Die Kontaktdaten liegen sicher in der Cloud auf Europäischen Servern. Nur ich als Veranstalter habe über meinen Account Zugriff darauf. Außerdem werden die persönlichen Informationen meiner Gäste automatisch nach der voreingestellten Zeit unwiderruflich gelöscht. Keine Zettelwirtschaft mehr.




Ich verwende zum ersten Mal ClubSafely – wie lege ich los?


Einfach auf JoinUs oder auf https://app.clubsafely.ch gehen und Anmelden wählen. Entweder per Google Login oder mit einer E-Mail-Adresse (Konto Erstellen) anmelden.

Die eigene Filiale bzw. Club erfassen und einen ersten Event anlegen.

Über den download Button (rechts oben) wird ein PDF mit dem neuen QR-Code für den Gäste Check-in heruntergeladen.

Sobald ein Gast den Check-In Vorgang abgeschlossen hat, erscheint dieser in den Kundendaten unter dem entsprechenden Event.




Weiss ClubSafely wann ein Gast gekommen und wieder gegangen ist?


Ja! Der Gast/Kunde erfasst seine Daten bei der Ankunft. In ClubSafely heisst dieser Vorgang Check-In. Hierbei wird der Zeitpunkt mit Datum und Uhrzeit festgehalten.

Als Veranstalter wählt man in den Einstellungen, ob beim Check-In die voraussichtliche Dauer des Aufenthalts sofort miterfasst wird, oder ob sich der Gast beim Verlassen wieder abmeldet. Auch das geschieht über einen erneuten Scan des QR-Codes.




Wie unterstützt mich ClubSafely, wenn es bei mir einen positiven COVID-19 Fall gab?


Ich kann in den Kundendaten die nachweislich infizierte Person suchen, und finde so alle Personen, die zum gleichen Zeitpunkt ebenfalls anwesend waren.Genau diese Daten können per download als CSV Datei heruntergeladen, und an die Behörden weitergegeben werden.




Was ist der Unterschied zwischen ClubSafely und der offiziellen COVID-19 App der Regierung?


ClubSafely ist speziell für neuralgische Orte konzipiert. Dort wo Abstandsregeln nur schwer einzuhalten sind. Genau dort benötigen wir eine 100% Abdeckung aller anwesenden Personen. Die offizielle COVID-19 App ist nicht auf jedem Gerät installiert und schlägt nur dann Alarm, wenn der Kontakt länger als 15 Minuten war. An solchen Orten kann eine Ansteckung jedoch auch bei kürzerer Verweildauer mit einer infizierten Person stattfinden.ClubSafely funktioniert auch dann, wenn eine Person gar kein Smartphone bei sich hat.




Wie lege ich einen QR-Code zum Scannen an?


In meinem Club (Restaurant, Bar, Frisör, …) kann jeder Veranstalter Events erfassen. Das Plus Symbol im oberen rechten Bildschirmbereich zeigt die Eingabemaske. Sobald der Event gespeichert wurde, erstellt ClubSafely automatisch einen zugehörigen QR-Code. Das heisst, zu jedem Event gehört ein QR-Code. Dieser QR-Code wird über Export oder den download Button als PDF heruntergeladen. Hinweis: Ein Event kann in einem Restaurant auch den täglichen Öffnungszeiten entsprechen.




Kann ClubSafely auch in einem Restaurant oder beim Frisör eingesetzt werden?


ClubSafely kann überall eingesetzt werden, wo Kontakt-Tracing notwendig ist.




Wie oft muss ich den QR-Code erneuern?


Grundsätzlich kann man mit nur einem einzigen QR-Code auskommen. Alle Gäste erscheinen dann unter diesem Event. Grundsätzlich ist das kein Problem, weil die Daten ja sowieso gefiltert werden können. Es ist also nie notwendig alle Personen bei einem positiven COVID-Fall weiterzugeben. Sobald die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist, werden diese Daten gelöscht und sind nicht mehr einsehbar. Aber zur besseren Strukturierung kann es sinnvoll sein, wöchentliche QR-Codes anzulegen. Bei Event basiertem Einsatz stellt sich diese Frage eher nicht, weil es da immer sinnvoll ist jeder Veranstaltung einen eigenen Namen zu geben.




Wann muss der Gast den QR-Code scannen und was passiert dann?


Der Gast scannt den QR-Code bei der Ankunft. Die eingegebenen Informationen werden mit dem aktuellen Zeitpunkt festgehalten. Je nach Konfiguration gibt der Gast sofort die voraussichtliche Verweildauer mit seinen Daten an. Dann wird automatisch auch gleich der Austrittszeitpunkt abgelegt. Ansonsten scannt der Gast beim Verlassen den QR-Code erneut. Jetzt wird ihm der Checkout angeboten. Diese Uhrzeit wird dann als Austrittszeitpunkt (Check-out) zu den Daten abgelegt.




Muss der Gast seine Daten jedesmal neu eingeben?


Nein! Nachdem ersten Scanvorgang wird dem Gast angeboten, die Daten auf dem Smartphone lokal zu hinterlegen. Beim erneuten Scanvorgang mit dem gleichen Smartphone werden die zuvor gespeicherten Daten automatisch verwendet. Da diese Daten nur lokal auf dem Smartphone liegen, werden diese auch nicht gelöscht.




Was mache ich, wenn ein Gast kein Smartphone hat, das Smartphone keinen Akku mehr hat oder offline ist?


In der ClubSafely App, unter dem Event wo der QR-Code angezeigt wird, ist ein Link. Darüber können Gäste ohne technischen Zugang sehr komfortabel vom Veranstalter registriert werden. Darüber findet nur eine Registrierung statt, und nie eine Abmeldung.




Kann ClubSafely auch nur beim Eintreffen eines Gastes verwendet werden? Ohne Check-out?


Ja! In den Club-Einstellungen ist die Option „Event-Dauer“. Sobald dies aktiviert ist, findet beim Check-in immer auch gleich der Check-out statt. Der Gast gibt beim Eintreffen immer sofort seine voraussichtliche Verweildauer an.




Was passiert mit den Daten? Wie lange werden die personenbezogenen Daten aufbewahrt?


Als Veranstalter wählt man in den Club Einstellungen die Aufbewahrungszeit. Im Standardfall sind das 2 Wochen. Die Daten werden für diese Zeit in der Cloud auf Europäischen Servern gespeichert. Falls in dieser Zeit ein positiver COVID-Fall auftritt können die Personen benachrichtigt werden. Jede Nacht läuft ein automatischer Löschvorgang, der die personenbezogenen Daten, die älter als die Aufbewahrungsfrist sind, unwiderruflich löscht.




Kann ich mit ClubSafely auch mehrere Filialen managen?


Ja! Eine Filiale entspricht in ClubSafely einem Club. Als Veranstalter kann ich mehrere Clubs anlegen, darunter mehrere Events erfassen und zwischen diesen Clubs wechseln.




Wer kann die personenbezogenen Daten einsehen?


Nur ich als Veranstalter kann meine Kundendaten einsehen. Sobald die Datenaufbewahrungsfrist abgelaufen ist, sind die personenbezogenen Daten gelöscht und somit auch nicht mehr einsehbar.




Was bedeutet bei ClubSafely Check-in und Check-out?


Bei der Ankunft scannt der Gast den QR-Code und meldet sich an. Dieser Vorgang wird als Check-in bezeichnet. Je nach Einstellung vom Veranstalter kann auch ein abmelden, also das Verlassen der Veranstaltung, erfolgen. Das Abmelden passiert durch einen erneuten Scan des QR-Codes. Dieser Vorgang wird als Check-out bezeichnet. Der Check-out kann auch durch den Veranstalter in der ClubSafely App in den Kundendaten erfolgen. Durch dieses Feature ist man als Veranstalter in der Lage, die Anzahl der aktuell anwesenden Gäste live einzusehen




Was mache ich wenn der Gast beim Verlassen kein Check-out ausführen kann?


Alle bereits angemeldeten Besucher werden dem Veranstalter in den Kundendaten mit einem kleinen „Heartbeat“-Icon unter den aktiven Gästen angezeigt. Durch nach links ziehen eines Kundeneintrags wird ein Check-out Button sichtbar. Damit lässt sich der Gast manuellen abmelden.





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